En guide till värdeskapande onlinemöten

Hur kan vi i dessa orostider skapa en ny möteskultur som bygger tillit mellan olika funktioner i organisationen, hjälper oss att vara konstruktiva och fokusera på rätt saker och sist men inte minst, tar fram vårt närvarande jag i de möten vi deltar i?

Intencos konsulter Madelene Segertoft och Marie Ernfors delar med sig av sina tips kring effektiva och värdeskapande digitala möten. De båda kombinerar stor erfarenhet och kunskap inom arbetsmiljöområdet med djup kompetens kring att facilitera och leda workshops och utvecklingsinsatser som nu i raketfart omsätts i ett digitalt format. Här kommer några tips för att skapa effektiva och värdeskapande onlinemöten:

Öka den mentala närvaron på online möten

Innan Coronapandemin hade vi fysiska möten, men många gånger var vi ändå inte var närvarande mentalt utan bara fysiskt. Den nya möteskulturen behöver andas delaktighet, ansvarstagande och närvaro för att inte passivisera oss som sändare och mottagare. Tekniken gör det möjligt för oss att ha dialoger med såväl hela organisationen som det närmaste teamet oftare och enklare.

Ett sätt att öka chansen till närvarande möten är att att stänga av alla andra appar och program och städa upp bildskärmsvyn. Detta hjälper dig att inte gå vilse när du ska navigera mellan fönster och det förhindrar att du blir distraherad. Det sparar också bandbredd och gör anslutningarna mer stabila.

I dessa turbulenta tider blir det extra viktigt att vi med kontinuerliga möten och avstämningar hjälper varandra att hålla fokus och inte hamna i tunnelseende med onödiga stresspåslag – det räcker med den oro som pandemin skapar.

Några praktiska tips inför/ under själva mötet:

  • Se till att mötet har ett tydligt syfte med tillhörande agenda. Skicka ut agendan i god tid till medarbetarna så att de hinner förbereda sig.

  • Säkerställ att alla kan hantera de digitala funktioner som ska användas vid mötet – (utgå inte ifrån att alla kan). Gå igenom viktiga funktioner såsom hur man delar dokument, hur man skriver i chatten, hur man sätter på och av mikrofonen och så vidare beroende på vilket forum ni arbetar i.

  • Kom överens om tecken/emojis eller symboler som man kan använda för att visa att man håller med/inte håller med om föreslag/ lösningar.

  • Tydliggör roller och spelregler, exempelvis vem som för anteckning och hur dessa delges, vilka som har talespunkter, hur man ska göra när man vill ställa frågor, eller att man stänger av mikrofonen för att undvika störande ljud.

  • Du som mötesledare eller annan utsedd, fördelar ordet till en person i taget. Tänk på inkludering och att alla ska få möjlighet att få framföra sina synpunkter. Utgå inte för att alla hör eller hänger med, så repetera gärna frågor som kräver svar eller beslut.

  • Struktur är än viktigare vid distansmöten, så följ agendan och parkera uppkomna frågor till ett annat tillfälle eller spara dessa till slutet.

Bygga tillit och gemensamt ansvar för värdeskapandet på online-möten

Några verktyg för att öka tilliten och ett ta gemensamt ansvar för ett värdeskapande möte kan vara att:

  • Hjälpas åt att identifiera vad som är viktigt & bråttom just nu och stötta varandra i arbetsgruppen att prioritera rätt och välja bort. Detta kan göras med stöd av förgjorda ”mallar”, enkla dokument med fyrfältare, kolumner etc. Ett visuellt stöd underlättar fokus och delaktighet då alla kan skriva direkt på bilden (Annotate en funktion i zoom) eller ett google doc som delas i chatten med en länk. Nedan två exempel på förgjorda ”mallar”
  • prioritera tillsammans för effektiva onlinemötenGöra alla delaktiga att ta fram de viktigaste och mest prioriterade frågorna att jobba med just nu:
  • Be alla skriva ner den viktigaste frågan på ett papper som ett första steg.
  • Dela slumpmässigt in deltagarna i par i som möts i egna mötesrum online (zoom-funktion). Där berättar man vad man skrivit och varför samt byter fråga med varandra. o Efter detta samlas man i helgruppen för att på nytt fördelas slumpmässigt i nya par där man ska enas om en av de två frågorna man har med sig in i mötet (prestige borttagen då man inte har sin egen fråga).
  • Efter detta skapas nya grupper med fyra personer genom att slå ihop två par, där man ska välja ut den viktigaste frågan osv. Framvaskningen fortsätter tills ni har 2-3 frågor som rapporteras av respektive grupp i helgrupp. Metoden är hämtad från Dr. Sivasailam “Thiagi” Thiagarajan, se http://www.thiagi.com/ för mer inspiration.

 

Roller att fylla /gå emellan för att interaktiva medskapande online-möten ska fungera bra:

  • Processledare /facilitator: Är värd (introducerar, faciliterar, skapar förutsättningar för meningsfulla samtal och att mötet bärs av syftet och landar i önskad utkomst). Håller i flödesprogrammet/körschemat och tiden (inkl att prioritera om när det behövs).
  • Co-host: Delar skärm och länkar i chatten till verktyg och delade dokument ( som Google Docs, Menti, Office 365 osv) . Lägger upp dialogfrågor i chatten.
  • Teknikvärd: Skapa grupprum, hjälper individuella deltagare vid tekniska problem mm.
    Chattmoderator: svarar löpande på frågor i chatten och vidarebefordrar dem till processledaren om de behöver lyftas i helgrupp.

Vill du ha vår hjälp att skapa effektiva och värdeskapande onlinemöten, att facilitera ett möte eller en workshop eller hjälp med att omvandla dina utvecklingsaktiviteter eller ditt ledningsgruppsmöte till ett digitalt format, hör gärna av dig till oss så hjälper vi dig. Du når oss på .

 

Våra senaste nyheter

Utbildning för chefer & HR

Krisledning

I dessa tider märker vi att många av våra kunder funderar kring kris, krisberedskap och krishantering men tycker att det är svårt att få tid att ta tag i

Läs mer »