I takt med att vi lever och arbetar i en mer orolig värld har frågor och funderingar om hur vi förbereder oss för att kunna hantera en krissituation hamnat på många chefers agenda. Vår Intenco-konsult Pia Nordström arbetar bl a med dessa frågor och i samband med hennes föreläsning om krishantering på vår konferens ställde vi några frågor till henne.

Hej Pia, berätta om din bakgrund för att arbeta med krisstöd?
Jag ingår i ett nätverk som heter Competenscompagniet och deras krisjour. Vi har en jourtelefon som är bemannad dygnet runt alla dagar på året för företag med avtal samt för företagshälsovårder som behöver stötta upp med personal hos sina kunder när det hänt en svår händelse. Jag har varit en del av nätverket i många år men jobbat med krisuppdrag aktivt sedan 2016. Det känns väldigt meningsfullt att jobba med akut krisstöd – att stötta människor och organisationer som befinner sig i en akut händelse och där få bidra med lugn och systematik.

Hur skulle du säga att man som chef och ledare ska tänka kring krisberedskap idag?
Kris kan ju omfatta så mycket men idag så triggas vi lätt att tänka på den förhöjda terrornivån i Sverige. Jag skulle säga att man behöver balansera mellan att tänka naivt (”inget kommer att hända”) och mycket oroligt (”allt kan hända när som helst”). Men en kris kan även vara arbetsplatsolyckor, en olycka utanför arbetet med en medarbetare inblandad, bedrägerier, stölder, neddragningar, mediadrev m.m. Det viktiga är att ha bra rutiner för vad man gör om det händer något i den egna verksamheten; då har man en bra grund att stå på som man kan applicera på andra oförutsägbara händelser runtomkring. I AFS 1999:7 Beredskap för första hjälpen och krisstöd 5 § kan man läsa att ”På varje arbetsställe skall finnas den beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker”. Det här behöver man ha pratat igenom först och främst utifrån riskerna i den verksamhet man själv har.

Hur mycket mer kan man planera för i ”förväg” och vad mer konkret bör man ha på plats?
Jag tycker man behöver ha gjort en riskanalys – vad kan vi råka ut för, vad är sannolikheten och konsekvenserna. Man behöver göra en krisplan med manualer (vad gör man om något akut händer) samt se till att ha uppdaterade kontaktlistor. Utse gärna en krisledningsgrupp och definiera där vilka roller och vilka kompetenser som behövs, vilket mandat och befogenheter dessa har samt en plan för en första grundbemanning. Många företag har en utrymningsplan – börja med den och se vad du mer behöver tänka på vid andra typer av händelser.

Hur mycket (och i vad) ska man involvera medarbetarna?
Medarbetarna ska vara väl informerade om att företaget har en krisplan och var man hittar manualer, checklistor, kontaktlistor osv. Vid ett skarpt läge är det viktigt att det är tydligt hur och av vem som beslut tas.

Även om alla kriser skiljer sig från varandra, finns det några generella steg man kan tänka att man bör ha med sig i en krissituation?
Ta det lugnt men var samtidigt handlingskraftig. Är det en olycka som skett så har den redan inträffat – vi kan inte hindra den bara för att vi stressar, men däremot kanske vi kan förebygga andra olyckor om vi är handlingskraftiga. När det gäller stödet till medarbetarna så finns det enkla verktyg för att sortera ut hur man ska tänka kring krisstöd och kommunikation. Olika grupper behöver olika stöd och information.
Ta hjälp! Om inte annat för att ha ett bollplank som inte är känslomässigt inblandad i händelsen. Du är själv en drabbad även om du tycker att du ska stötta och fixa för alla andra.