Nu när vi är tillbaka efter semestrarna är det många av våra kunder som välkomnar nya medarbetare. Något vi ser ganska tydligt är att det ofta läggs mycket fokus på att attrahera och rekrytera nya medarbetare medan introduktion och onboarding ofta är processer som kanske inte får lika mycket kärlek. En väl fungerande onboardingprocess är dock fundamentalt för det första intryck nya medarbetare får av sin arbetsgivare och en nyckel till att snabbt komma in i det nya jobbet, bli produktiv och förstå organisationen man navigerar i.

Vår konsult Frida har jobbat en hel del med onboarding, bl a på H&M. Vi checkar in med henne och ställer ett par frågor:

Frida, vad tycker du är viktigt för att få till en bra onboarding av nya medarbetare?

– En bra onboardingprocess är viktig ur fler perspektiv. Det förbereder inte bara medarbetaren för sina nya arbetsuppgifter på sin nya arbetsplats utan kan även skapa en varm och välkomnande känsla som förstärker företagets varumärke som en attraktiv arbetsgivare. Dessutom minskar en bra onboarding riskerna för tidigt avhopp eller missnöje, vilket i slutändan bidrar till att behålla värdefull arbetskraft.

Innan onboardingen kan ta vid så görs en preboarding. I preboardingen inkluderas bland annat den kontakt och information den nya medarbetaren får ta del av inför dennes start. Redan vid detta initiala steg får medarbetaren ett intryck av företaget, så det kan vara positivt att lägga extra vikt vid att skapa tydlig information om medarbetarens första dag, vem hen ska träffa, hur hen hittar till företaget samt eventuellt vart hen parkerar eller om företaget har en dresscode. I denna första kontakt kan man även inkludera information om företaget, dess värderingar och annan nyttig information som medarbetaren kan ta del av innan hens första dag.

Vilka verktyg använder du när du bygger en process för onboarding?

– Idag finns flera färdiga onboarding-plattformar som företag kan använda sig av. Personligen anser jag att flera verktyg som inkluderas i Microsoft paketet kan användas för att skapa en god onboarding. Till exempel kan Microsoft Sway användas för att göra visuellt snygga utskick i samband med medarbetarens preboarding eller för att presentera information om tex företagets värderingar. KanBan kan användas för att visualisera alla steg en medarbetare behöver ta i samband med dennes onboarding och medarbetaren kan sen självständigt se över vad som behöver göras. Sist men inte minst kan feedback verktyg som till exempel Surveymonkey eller Microsoft Forms användas för att samla in information om medarbetarens onboardingupplevelse ett par veckor efter dennes start för att se över förbättringsområden i onboardingprocessen.

Vill du ge tips för en bra första dag?

-Inför att onboardingen påbörjas, på medarbetarens första dag, så är det bra att se över dessa steg:

• Se till att ni ger medarbetaren en personlig, positiv och välkomnande inledning så att dennes första dag blir minnesvärd och positiv.
• Presentera arbetsplatsen, visa den nya medarbetaren viktiga platser på kontoret och ge en introduktion om företagets arbetsmiljö. Detta kan även inkludera information om företagets sociala aktiviteter eller kommande konferenser och teambuilding-tillfällen.
• Sätt upp förväntningar och mål för den första tiden vilket ger medarbetaren en tydlig bild av vad som ska uppnås samt en klar riktning.
• Berätta om företagets kultur och hjälp medarbetaren att på så sätt känna sig mer hemma samt att integrera sig på sin nya arbetsplats och i sitt nya team.
• Sätt upp och informera om medarbetarens utveckling- och utbildningsplan. Detta visar inte bara att ni som företag investerar i den anställdes tillväxt och framgång utan det sätter även tydliga förväntningar på medarbetaren kring vad ni hoppas att hen ska uppnå under sin onboarding.
• Ett positivt sätt att få den nyanställde att snabbt integreras på den nya arbetsplatsen är även att ge hen en mentor eller buddy som kan agera som guide och stöd under medarbetarens första veckor.
• Skapa en kultur där den nya medarbetaren känner sig bekväm att ställa frågor, dela åsikter samt få feedback om deras arbete. Se även till at ha kontinuerlig uppföljning under medarbetarens onboarding så att den kan justeras och anpassas efter medarbetarens behov.
• Sist men inte minst, låt onboardingen ta tid och se det som en viktig investering i medarbetarens förbättring och utveckling.