Att lyckas med valet av HR-system

Som HR-konsulter möter vi kunder med olika utmaningar när det gäller systemstöd. Intencos konsult Agneta Magnusson har erfarenhet av att stötta kunder både i val och implementering av digitala lösningar. Här är några erfarenheter kring vad som fungerar – och vad man bör undvika – när det gäller val och implementering av HR-system.

– Förstå er digitala systemkarta
System behöver prata med varandra och fungera integrerat. Tänk på hela den digitala medarbetarresan i ett tidigt skede, särskilt kopplingar till lönesystem och IT-kontohantering. Om ett systemprojekt går långt utan att integrationsfrågorna kommer med så riskerar
den slutliga lösningen att bli mindre effektiv.

– Utgå från verksamhetens behov
Vad är det för utmaningar ett nytt system ska lösa? Gör ett ordentligt förarbete där ni involverar slutanvändare och kartlägger verkliga behov. Då blir ni en tydlig beställare och kan prioritera rätt under projektets gång.

– Planera för förändring
Att införa ett nytt HR-system innebär nya arbetssätt. Se detta som en möjlighet att tänka nytt! En tydlig förändringsplan behövs som sträcker sig en bra tid efter att systemet är på plats.

– Bygg digital kompetens och AI-kompetens inom HR
HR behöver utveckla kunskap och intresse för systemfrågor och AI-utveckling. För att få ut maximal nytta ur en systeminvestering behöver man hålla sig uppdaterade och snabbrörliga när nya funktioner och lösningar lanseras. Många HR-system har redan eller kommer få inbyggda AI-funktioner. Det är bra att förstå hur de funktionerna ska användas, så det ligger i linje med företagets AI-policy.

– Undvik vanliga fallgropar
1. Börja inte leta system innan ni tagit reda på vilka funktioner som kommer leverera mest nytta i verksamheten.
2. Jobba inte i silo – involvera slutanvändare, IT, Ekonomi/Lön.
3. Saknar ni kompetens internt, ta hjälp!

Genom att följa dessa tips ökar chansen att lyckas med ert nästa HR-systemprojekt