Crossboarding – när en medarbetare blir befodrad till chef

Ofta läggs mycket kraft i att skapa en bra onboardingprocess för nya medarbetare. När någon byter tjänst internt och t ex tar klivet in i en chefsroll för första gången så glömmer vi däremot ofta helt bort att säkerställa en bra onboarding in i den nya rollen. Låt oss prata lite om vikten av en bra Crossboarding.

Crossboarding är en medarbetare övergår till en ny roll eller ett nytt ansvarsområde inom samma organisation och ges aktivt och strukturerat stöd och introduktion till den nya rollen och de nya ansvarsområdena.  Crossboarding är viktigt när en medarbetare får en befordran, byter avdelning eller tar sig an nya ansvarsområden.

Ett tillfälle när crossboarding blir riktigt viktigt är när en medarbetare kliver in i en chefsroll för första gången. Att ha en strukturerad plan för övergången till den nya rollen som chef är av stor vikt både för individen som ska bli chef men även för teamet och för organisationen i stort. För individen själv är det viktigt att säkra att man får hjälp att förstå och sätta sig in i både administrativa, strategiska och i många fall legala delar av sin nya roll.  På organisatorisk nivå behöver individen, i sin nya chefsroll, få goda förutsättningar för att hantera och leda sitt team samt bidra till god organisationskultur genom sitt ledarskap.

Här har vi sammanställt några nycklar som vi tycker är viktiga i en väl fungerande crossboarding – i det här fallet när en individ blir chef för första gången.

1. Innan rollen ändras:
Överlämning: Den medarbetare som blir chef har i samband med sin interna förflyttning skapat en öppen position som kommer behöva fyllas av en ersättare. Som en sista del innan individen lämnar sin roll denne hjälpa till att säkerställa att en framtida ersättare har rätt förståelse för vad rollen innebär. Den här överlämningen behöver förberedas och genomföras på ett strukturerat sätt.

2. När det är dags att ta steget:
Mentorskap: Utse en mentor till den nya chefen. Mentorn blir en stödperson att vända sig till och be om råd, vilket minskar känslan av ensamhet och underlättar övergången till chefsrollen. Mentorskapet kan tex vara i form av en annan erfaren chef i organisationen.
Många organisationer vi möter har förstått vikten av regelbundna träffar – chefsforum – där kompetensdelning sker under trygga former och där chefer har möjlighet att lyfta frågor och funderingar som dyker upp.
Rollförväntningar och mål: Beskriv tydligt vilka förväntningar som finns på den nya rollen. Vilka mål finns för teamets prestation, vilket ledarskap behövs och hur kommunicerar man framgångsrikt i rollen. Sätt upp kort- och långsiktiga mål tillsammans med den nya chefen och säkerställ en rutin för regelbunden utvärdering och feedback.

Vid behov kan den nya chefen behöva utbildas inom t ex coachande ledarskap och svåra samtal men lika ofta handlar det om att denne behöver lära sig vilket ansvar som ligger i chefskapet och vad jag behöver veta som chef t ex när det kommer till arbetsrättsliga frågor.

3. Introduktion till administrativa delar av rollen:
Det är även viktigt att introducera chefsverktyg som exempelvis HR-system, budget- och uppföljningsverktyg samt specifika rapporteringsverktyg. Säkerställ att individen vet var hen ska vända sig med frågor som dyker upp.

Gå igenom policyer och riktlinjer för chefsansvaret, t.ex. vad som gäller för i frågor kring arbetsmiljö, arbetsrätt och avtal. Säkerställ att individen förstår juridiska skyldigheter som kommer med chefsrollen, både arbetsrättsligt men också kring t ex kring likabehandling och hantering av persondata (GDPR).

4. Kultur och värderingar:
En chef spelar en avgörande roll i att upprätthålla och sprida organisationens kultur och värderingar och det är viktigt för den blivande chefen att förstå sin roll i detta.

Gå igenom hur organisationens värderingar speglas i chefens arbete och hur dessa kan integreras i teamets dagliga arbete. Prata om vilka beteenden som fungerar bra i ledarrollen och vilka som kanske inte fungerar bra. Att ha en välformulerad ledarskapsfilosofi för bolaget kan vara till stor hjälp när en medarbetare ska bli chef för att förstå just detta.

5. Hjälp att bygga teamet:
Stötta den nya chefen att boka in möten där hen kan lära känna sitt team på ett djupare plan. En ny chef kan behöva hjälp och vägledning kring hur man kan ta sig an utvecklingen av sitt team, vilka mötesformer som kan fungera etc. Förklara också vikten av att ha regelbundna one-to-one med medarbetarna, uppföljningar och medarbetarsamtal.

6. Utveckling och feedback
Stärka ledarskapsförmågor och öka självförtroendet: En genomtänkt ledarskapsfilosofi hjälper den blivande chefen att förstå hur de bäst leder och utvecklar sitt team, sätter mål och hanterar konflikter. Att klargöra vem de kan vända sig till i olika situationer, hur HR kan stötta och hur frågor kan eskaleras  bidrar till en ökad trygghetskänsla i chefsrollen. Dessutom skapar stöd från ledning, HR och andra chefer en känsla av att man som ny chef aldrig är ensam i sin roll.

Regelbundna feedbacksamtal: Boka in regelbundna samtal för att ge och ta emot feedback om den nya rollen och hur chefen upplever övergången.

Utbildningsplan: Upprätta en utvecklingsplan för kontinuerlig kompetensutveckling, t.ex. ledarskapsseminarier, kurser och andra resurser för att stödja chefens fortsatta lärande.

Behöver du support med crossboarding i din organisation? Kontakta oss så hjälper vi dig.