Intencotankar om det moderna arbetslivet- Facilitering för mer potential

Av: Helena Önneby

Jag älskar att facilitera och hade nyligen äran att facilitera just Intencos årliga höstkonferens som ägde rum i vackra Järvsö. Efter många års övande och mycket trial and error skulle jag vilja dela med mig av några av mina bästa faciliteringstips för att skapa goda möten, utvecklande konferenser eller kreativa workshops.

Jag upplever att mycket av vår tid i möten med varandra går till spillo på grund av att faciliteringen inte anpassas för tillfället och behovet. Det finns så otroligt mycket att vinna på att göra det med intention och smarta verktyg. Oavsett om det handlar om veckomötet, en längre konferens eller en förmiddagsworkshop för att dyka djupare i en viss fråga, så tror jag att några enkla knep i faciliteringen kan hjälpa många att nå mer av den dolda potentialen hos alla inblandade.

 

Fokusera tidigt på den psykologiska tryggheten

Som bekant för de flesta handlar begreppet om att skapa goda förutsättningar för interpersonellt risktagande vilket leder till fler kreativa idéer, snabbare problemidentifiering, högre effektivitet och en generellt högre kollektiv intelligens. Det är, enligt min erfarenhet, alltid värt att lägga lite tid i början av ett möte på att bygga psykologisk trygghet. Konkreta exempel som underlättar för psykologisk trygghet är:

• Skapa närvaro i rummet (be alla ta några andetag, kör en tacksamhetsrunda eller led en kort meditation)
• Sätt ramarna för mötet (tid, spelregler, mål och roller)
• Låt alla komma till tals tidigt. Görs enklast genom en kort incheckning där alla får svara på samma fråga, ex. Vilket väder är du just nu? eller Vad är det bästa som hänt hittills idag? När alla får känna sig sedda, hörda och bekräftade är det lättare att vara aktiv i det som kommer sen.

 

Hitta balansen mellan agenda och emergens

Beroende på vilken typ av möte det handlar om är det mer eller mindre viktigt att hålla hårt i agendan. Ju mer kreativitet och kollektiv visdom som behövs desto mer emergens skulle jag rekommendera. Emergens som i att, lyssna in energin i rummet, den kollektiva dragkraften eller vad som vill hända, få styra. Det betyder inte att vi slänger ut all struktur genom fönstret eller låter mötet dra ut på tiden, utan snarare om att låta energin få röra sig fritt inom de satta ramarna. Det kan se ut som att följa gruppen ännu djupare in i en fråga som engagerar, att ta en paus och låta gruppen få ta samtalet på promenad eller slänga in en lek eller energizer när energin dalnar.

 

Låt den kollektiva visdomen få ta plats

Utgå ifrån att alla som är på plats har något att bidra med och att du inte vet allt (= släpp egot). Skapa möjlighet för alla närvarande att få komma till sin rätt och bidra på sitt sätt. Vissa behöver mer tid att tänka, vissa behöver prata högt för att hitta sin visdom, vissa behöver röra på sig… ge utrymme för variationen. Bjud in till samskapande genom att plocka upp idéer från gruppen och fortsätt ställa frågor som ”Är det någon som vill lägga till något mer?” eller ”Vad har vi missat här?”. Ett av mina favoritverktyg för att låta alla få bidra är metoden ’1-2-4-alla’ från Liberating Structures. Det betyder helt enkelt att alla först får reflektera över en fråga individuellt, sedan dela med en granne, sedan prata fyra och fyra och sedan, beroende på storlek på gruppen, skörda visdomen från alla grupper i plenum.

 

Ta många pauser och variera för det mänskliga djurets skull

Vi vet att människan ha svårt att fokusera i mer än 45 minuter, ändå sitter många i möten mycket längre än så, utan paus. Människor kommer att zooma ut, till och från, utan att du kan styra när det ska ske. Genom att variera mellan sittande, stående, gående, dansande, djupfokus, helikopterperspektiv, inomhus, utomhus, lek, allvar, stilla, fartfyllt, individuellt och kollektiv, skapar du bättre förutsättningar för att hjärnan ska vara mottaglig, kroppen ska vara vaken och alert och intuitionen ska få vara med i helheten.

 

När du kör fast, ta hjälp av ChatGPT

Särskilt om du faciliterar själv, och snabbt behöver idéer är ChatGPT en briljant supporter. Prova exempelvis promptsen: ”Vi har en timme kvar men gruppens energi börjar ta slut, vad kan jag göra för att höja energin? Det får ta max 2 minuter.”, ”Gruppen fastnar i fokus på det som var och problemen, vilka frågor kan jag ställa för att skapa ett mer positivt framåtfokus?” och ”Jag skulle behöva ett faciliteringsverktyg som skapar innovativt tänk men har redan använt x, y och z, vilka fler har du att tipsa om?”

 

Att facilitera grupper och processer är något av de roligaste jag vet. Och jag märker hela tiden hur jag utvecklas med mer erfarenhet av olika scenarier så min tipslista kommer säkerligen se annorlunda ut om ett år. Och det är väl det som är själva grejen, som facilitator är du där för att hålla space för det som behöver få hända, och vad det är vet vi inte ännu.