Systemimplementation- med Michaela Larsson

Den här veckan säger vi hej till vår konsult Michaela Larsson som just nu är på ett uppdrag som HR-administratör hos en av Intencos kunder. Hon jobbar brett i hela spektrat av HR-administration och avlastar kundens egna HR-team. Att arbeta i projektform är något Michaela gjort både hos kund och internt hos oss på Intenco och något hon tycker är kul.

Hej Michaela! Berätta lite om projektet som du var med och drev som handlade om byte av ärendehanteringssystem.

Systemstödet som användes initialt var mailbaserad och krävde mycket manuell hantering med wordmallar som behövde fyllas i och mailas, t ex när en ny medarbetare skulle anställas. Det innebar ofta någon extra mailsväng för att få med all information vi på HR behövde för att t ex kunna skriva ett anställningsavtal. När vi sedan bytte system, så fick vi ett bättre systemstöd som gjorde att vi på HR snabbare kunde framställa ett anställningsavtal för att vi fick rätt information till oss i rätt format från början. Som projektledare i det här projektet samarbetade jag med den interna IT avdelningen och specificerade vilken information vi ville ha, i vilken ordning, vad som t ex skulle ha flervalsalternativ i form av en drop-down meny för att chefen skulle kunna välja bland förvalda alternativ med mera. Flertalet testomgångar gjordes för att säkerställa att vi fick all information vi behövde på ett så användarvänligt sätt som möjligt.

Vad var vinsterna?

Det nya systemet bidrog till snabbare hantering och mer korrekt information från cheferna vilket effektiviserade HR-arbetet i sin helhet. Onboardingen av nya medarbetare blev mer effektiv iom att dator och annan utrustning beställdes på en gång, som en del i samma flöde. Vi på HR kunde, när vi var klara med ärendet och anställningsavtalet var signerat, skicka vidare ärendet till IT som tog det vidare direkt.

Vad tar du med dig för erfarenhet från det här projektet?

En tanke som har slagit mig så här i efterhand, som jag tycker är viktig, är att undersöka i sitt nätverk och se om någon annan använder sig av samma systemstöd som det man planerar att välja, oavsett om det gäller ärendehantering, pulsmätningar eller HR-system. Detta för att få en mer nyanserad bild av systemstödet än vad säljarna av systemet ger och eventuellt deras referenskunder också.